1. Nabídka
Je to obecné povídání, co můžeme klientovi nabídnout.
Posílá se všem ze seznamů nebo z poptávek po firemních akcích.
Vychází se buďto ze seznamů, nebo z poptávek firemních akcí.
Zaslání nabídky mailem, případně kontaktování telefonem, současně se zaznamená kontakt.
Nabídka je standardní, může se změnit akorát počátek dle konkrétní poptávky, nabídka obsahuje přílohu - možné náplně akcí, v nabídce (odpovědi na poptávku) je řečeno, že pokud se jim nehodí nyní, ať si nás uloží do databáze a zváží při dalších příležitostech, tuhle frázi doplnit i do nevyžádané nabídky.
2. Rozvaha
Je to časový nástin programu s uvedením možných náplní.
Pokud přijde kladná odpověď na nabídku (zájem), nejprve se zváží, zda má pro nás smysl pokračovat (náročnost, budget apod.). Pokud ano, rezervují se atrakce a služby na 15 dní, vypracuje se rozvaha, přičemž klient se musí rozhodnout během 7 dní (7 dní je pak na vypracování programu a rozpočtu).
3. Program a rozpočet
Program je konkrétní přesný program akce, včetně časů a náplní. Obsahuje také popisy časy přechodů mezi atrakcemi.
Rozpočet je pokud možno přesný rozpočet akce, včetně celkové ceny. V některých případech (pokud se nápoje píší na společný lístek a účtují podle skutečné spotřeby) obsahuje rozpočet odhady spotřeby.
Pokud přijde kladná odpověď na strukturu, nejprve se zváží, zda má pro nás smysl pokračovat (náročnost, budget apod.). Pokud ano, vypracuje se program a rozpočet. Dále musí následovat ze strany klienta objednávka a zaplacení zálohy v hodnotě cca polovina ceny. Objednávka je jednoduchá, je tam odkaz na názvy souborů, ve kterých je akce definována (program, rozpočet, ubytování, jídlo, pití) a dále na storno podmínky. Teprve po obdržení objednávky a zálohy se provedou objednávky atrakcí a služeb (potvrdí rezervace). Doba na vypracování programu a rozpočtu, objednávku, zálohu a potvrzení rezervací je cca 7 dní, protože to je doba, po kterou ještě platí rezervace atrakcí a služeb. Poté jsou dle požadavků subdodavatelů zaplaceny jim zálohy.
4. Organizace
Cca týden před začátkem akce, ověřit všechny rezervace, doladit detaily, provést případné změny v počtech či náplni.
5. Realizace
Realizovat akci, začít cca den předem, po skončení provést vyúčtování (s klientem) a vyplacení dodavatelů. Během realizace si zapisovat počty osob, hlavně u atrakcí.
6. Vyúčtování
Posbírat vyúčtování od všech dodavatelů, zaplatit dodavatelům atrakcí, zjistit zda a jakou zálohu zákazník zaplatil, sepsat vyúčtování a vypočítat výslednou cenu, mailnout vyúčtování zákazníkovi, nechat si ho odsouhlasit, vyřídit případné námitky, zjistit fakturační údaje (sídlo, IČO, DIČ), mailnout nebo nahlásit účetní fakturační údaje a cenu, kterou má zákazník doplatit, účetní pošle zákazníkovi fakturu, za 14 dní zkontrolovat, zda zákazník požadovanou cenu doplatil.
